「面接率をアップする方法」
藤澤佳津男今回は「面接率をアップする方法」をお伝えします。
「応募は来るけど面接に来てもらえない…」、「面接がドタキャンされる」
こんなお悩みをよく聞きます。
悲しいことですが、応募者のうち面接に行く割合は3割とも言われているので、無理もないのですよね…。
でも大丈夫！
【面接に来てもらえる確率を上げる】ということは、できるんです！
今回のブログを最後まで読んでもらえれば、そのポイントがわかります。
ライバルの存在を忘れない！
まず最初に、意識していただきたいのは「ライバルの存在」です。
つまり、同じように「優秀な人材をさがしている競合他社」が、常に存在しているという点です。
魅力的な求人原稿ができあがり、応募までしてもらえた！
でも、、、
残念ながら、面接に来てもらえなければ採用にはつながりません・・・
せっかくの努力が水の泡ですよね（泣）
ライバルに先んじてアポを取り付け、面接に来てもらえる確率を上げるには、どうしたら良いのか？
以下で順番にお伝えします！
そもそもなんで面接に来ないの？
採用する側としては不思議ですよね…。
興味をもって応募したはずなのに、どうして面接に行かない人が7割もいるのでしょうか？
主な理由としては
・もう他社に決まった
・忘れていた
・行くのが億劫になった
・面接前に応募先の印象を悪くしてしまう何かがあった
ということのようです。
まずはこのうち、「もう他社に決まった」を防ぐ方法をお伝えします！
応募が来たら〇分以内に電話すべし！
上記タイトルの〇の中、何分だと思われますか？
答えは「３分」です。応募が来たら３分以内に電話しましょう。
シビア過ぎますか？
でも、ここをがんばらないと、ライバルに人材を奪われてしまいます！
常に「他の求人先との競争」にある中、いかに早くアポイントを取り付け、自社の魅力を伝えられるか？
これは、採用において重要なポイントなのです。
さて、それではなぜ３分以内なのでしょうか？
今の求職者はスマホを使って仕事を探す人が多いからなんですね。
応募後すぐに電話をかければ、そのまますぐにコンタクトを取れる可能性が高いという訳です。
また、求人に応募したまさにその時点が、求職者の気持ちが盛り上がるピークです。
トーンダウンしてしまう前に、いち早く連絡することで、面接のアポイントがとりやすくなります！
電話がつながらなかったら？
応募直後に電話をしても、応答してくれないこともあります。
そんな時は、SMS（ショートメッセージ）で連絡をしてみましょう。
Eメールやキャリアメールは、迷惑フォルダに振り分けられてしまったり、なんなら確認されていなかったりするものです。
電話番号に直接メッセージを送れるSMSであればすぐに見てもらえる可能性が高いので、
「応募いただいた○○社の△△です。あらためてお電話いたします。」
といったメッセージを残し、確実に電話で連絡がとれるように調整しましょう。
再度の電話がつながりやすい時間
ご参考までに、1度連絡をしてつながらなかった場合、再度の連絡は
・30分後
・3時間後
・次の日の応募時間付近
がつながりやすいとされています。
また、「求職者が在職中である」ことも多いでしょうから、
・お昼休みの時間帯
・就業後であろう18時以降
などでも良いと思います。
なお再度の電話の際もSMSによるメッセージを残し、コンタクトの確率を上げておきましょう。
それでも連絡が取れない場合の対処
電話やSMSで連絡しても返信がない場合、「今の求職者は質が低い」と憤る社長さんもいたりします。
でも、怒っても事態は好転しませんよね。
気持ちはわかりますが、「他責ではなく自責」の考え方をすることが重要です。
他人の行動を変えることはできませんが、自責であれば改善できます。
また、ライバルの存在を踏まえると、「もっと魅力的な他社の求人があった」「素早く行動した他社が先にアプローチした」といったことも考えられます。
つまり、「もっと求人原稿を工夫できたかな」「もっと早く連絡がとれたかもしれない」といった改善志向の方が現実的なのです。
応募者がきてくれる面接日程とは？
しつこいようですが、求人をしているのはあなたの会社だけではありません。
必ずライバルも人材を求めています。
だからこそ、面接日程は「可能な限り素早くセッティングする」という点が重要なのです。
なぜならば、求職者は、「最初に内定をもらった会社に入社する」という傾向があるからです。
未経験社を採用する場合は、電話がつながったそのタイミングで、面接の日程を組んでしまうのが良いでしょう。
しかし経験者の採用については、先に履歴書などの書類をじっくり確認したい、と思われる方も多いと思います。
しかし残念ながら、「先に書類を送ってください」と伝えたが最後、そのまま音信が途絶えてしまうのが現実です。
ですので、
面接を実施するか否かの判断は、電話の時点でしてしまいましょう。
具体的には、現在の状況や過去の職歴など、少し突っ込んだ質問をしてみましょう。
返答内容や電話対応によって応募者の人柄やスキルについての大まかな判断ができますよね。
ここで、すぐに面接がしたい、と思えるほどでなければ、無理にアポにつなげる必要はありません。
「いったん書類を送ってもらえますか」と電話を切ってしまってOKです。
きちんと書類が送られてくれば面接を実施する価値があるでしょう。
そうでなければ電話の印象が正解だったということで、特に問題になりません。
つまりいずれのケースでも、日程を可能な限り最短で設定すると、面接や採用につながる可能性が高まるのです。
面接にきてもらえる確率を上げる方法
これまでは、ライバルの存在を意識しつつ、「もう他社に決まった」という事態を防ぐ方法について解説しました。
ここからは、
・忘れていた
・行くのが億劫になった
・面接前に応募先の印象を悪くしてしまう何かがあった
といったことを防ぐため、自社でできる努力についてお伝えしたいと思います。
総論としては、「応募者の利便性に資する」「手間を惜しまない」という姿勢が共通のポイントになります。
…面倒臭いなぁ。
そう思われるかもしれませんね。
ですが、ライバルも常に、あなたと同じ人材を欲しがっている以上、これは絶対に必要なことなのです。
それでは、具体的な方法を見ていきましょう！
面接の案内状を送付しよう
求職者は大抵の場合、複数の企業に応募しているものです。
つまり求職者は、企業によって少しずつ異なる情報をきちんと整理しなければなりません。
面接の日時や応募書類、当日必要なものなどなど…。
多くの求職者が在職の身ですので、これはなかなか面倒なことなのです。
更に応募してから数日が経つと、メモを探したり情報を集める手間がより面倒になってしまいます。
転記ミスなどもあるかもしれません。
こうした背景が、面接に行かない理由である、「忘れていた」「行くのが億劫になった」という状況につながっているのですね。
そんな中、面接前の良きタイミングで「必要な情報がまとまった案内状」が送られてきたらどうでしょうか。
まず間違いなく好印象ですよね。
送らなかったライバルに、差をつけることもできます。
そして、面接日程や持参するものを忘れられることも防げます。
また、求職者が自ら情報を洗い出す必要がないため、億劫に思う気持ちも低下するでしょう。
案内状に書くべき内容は次の通りです。
・社長（代表）の自己紹介
・配属予定先の責任者の自己紹介
・配属予定先のメンバーが働いている
風景やメッセージ
・配属予定先での一日の勤務の流れ
・面接の流れ
・面接会場までの経路
自己紹介文には写真を添えましょう。相手の顔が見えるというのは、安心感を与えます。
大切なのは、求職者に「働いている自分の姿」を具体的にイメージしてもらうことです。
人はよくわからない状態を怖がるので、鮮明にイメージがわくほど、面接への不安をやわらげる効果があります。
ですので、面接で予定している質問事項をあらかじめ伝えておくのも良いでしょう。
可能であれば、事業所の紹介や代表の挨拶など、動画があると良いですね。
YouTubeの限定公開にしてQRコードを案内状にプリントしたいところです。
動画はテキスト＋写真と比較して5,000倍もの情報量と言われていますので、より親近感をもってもらえます。
案内状の作成は面倒に思うかもしれません。ですが一度作ってしまえばそれをひな形としてずっと使えるので、コスパが良く効果が高いオススメの方法です。
面接のリマインドは２日前に
案内状を送っていても、まだ安心はできません。
面接日程の２日前に、必ず連絡を入れましょう。
なぜ２日前なのでしょうか。
前日の連絡では、突発事項が発生した場合に調整できないかもしれません。
また、連絡がつかない場合にリマインドできないまま当日を迎えてしまうことになりかねないからです。
１日の余裕があるタイミングがベストなのですね。
プラスアルファとして、リマインドの電話の際に飲み物の好みなどを聞いておくと良いでしょう。
面接を忘れられるのを防ぐ効果や、「気をつかってもらっている」と求職者に好印象を与えることもできます。
また、「こちらは事前に準備しているよ」という具体的なアクションが伝わることで、ドタキャンを防止する効果もあります。
「忘れていた」や「行くのが億劫になった」を防ぐためには、とにかく丁寧な対応がポイントです。
面接会場をわかりやすくしておく
面接会場によっては入口がわかり辛いといったこともあるでしょう。
スムーズに面接会場まで辿り着けないと、最悪の場合そのまま帰ってしまうこともあります。
状況によっては、建物の入口などに「○○事業所面接会場はこちら」といった案内表示を用意しておきましょう。
更に面接会場の入口や待合室に、「ウェルカムボード」を作って配置しておき、応募者を歓迎するのも良いでしょう。
面接の緊張感がぐっとやわらぎます。
細かい心配りの積み重ねが、良い人材を獲得できる可能性を高めるのです。
５分前に姿が見えなければ電話する
事前の案内状送付や会場の案内表示で手を尽くしても、緊張している応募者が迷子になってしまう…。
そんなこともあるかもしれません。
もし面接日時の５分前になっても、求職者の姿が見えないようであれば連絡を入れるようにしましょう。
ちなみに、なぜ「面接時間ちょうど」ではなく５分前なのでしょうか。
今の若い方は怒られることに慣れておらず、叱られそうな状況を避ける傾向にあります。
遅刻が確定した時点で連絡をすると「怒られるのが嫌！」と電話にでてもらえない可能性があるのです。
直前まで配慮を示すことで、億劫になって行くのをやめた、という事態も防ぐことができるでしょう。
過ごしやすい照明や空調にしておく
求職者とはいえ、現時点では社外の「お客様」です。
応募者が会場に入ってから、「部屋が暑いですね、済みません」とクーラーをつけたりしていないでしょうか。
これはお客様への対応として失礼ですよね。
面接の日時はあらかじめ決まっているのですから、事前に過ごしやすい環境にしておきましょう。
過ごしやすい環境を整えてお客様（応募者）を迎え入れるのは、最低限のマナーと言えます。
また、毎日同じ場所にいると気づき辛いのかもしれませんが、面接会場に「薄暗い部屋」を用意していませんか？
これはとても印象が悪いです。
極端に狭い部屋や散らかっている部屋も同じで、「来客を迎え入れる」という気持ちを忘れず、きちんと準備をしておきましょう。
求職者は緊張しながらも、「自分はここで気持ちよく働けるだろうか」と目を配っています。
精一杯の心配りで求職者の心を動かし、入社の意思を固めてくれるように努めましょう。
待ち時間に読める会社案内等を用意する
待ち時間は、実際の時間よりも長く感じるものです。
緊張している状態であれば、なおさらではないでしょうか。
しかし求職者として、面接に来ている訳ですから「かしこまらなきゃ！」という気持ちです。
のんきにスマホを見るのもなぁ…と気が引け、ソワソワと手持ち無沙汰になりがちな訳です。
もし自分より前に面接が実施されていて、長引いたりしようものならば耐えきれずに帰ってしまいかねません。
できれば面接の待ち時間にも、入社の気持ちを後押しできるようにしたいものです。
そこで「会社のパンフレット」や「面接にきてくれたお礼状」「会社案内の動画」といったものを待合室などに備えておきましょう。
応募者の緊張もやわらぎますし、自社のことを知ってもらえるので一石二鳥です。
更に求職者に対して、用意したものを「面接までに見ておいてください」と指示しておくのもオススメです。
その上で面接の際に、用意したものの内容に関わる質問をしてみるのも良いでしょう。
指示に従ったのかそうでないのか、受け応えや着眼点はどうか、といった、採用選考の判断要素にすることもできるからです。
応募者に飲み物をだす
緊張すると喉が渇くものです。
それに、応募者はお客様ですから、暑い中や寒い中で足を運んでくれたなら、労うという心配りは当然ですよね。
面接の際には、応募者へ飲み物をだすようにしましょう。
アポイントの際に好みを聞いていれば、それを出すのがベストですね。
しかし、聞き逃すこともあるでしょうから簡単なドリンクのメニュー表を用意しておくと良いでしょう。
その際、あまり選択肢が多いと応募者の負担になる可能性があります。
ただでさえ優柔不断で迷いがちなタイプが、緊張している状態で余分な判断力を使うと、面接の受け答えに影響してしまうかもしれません。
多くても片手でおさまるメニューにしておくか、「お茶かコーヒーどちらがよろしいですか？」などの二択でも十分に気持ちは伝わりますよ。
歓迎ムードが何よりも大切
応募者にとっては緊張の一瞬も、既存のスタッフにとってはただの日常です。
「面接に行ったら無表情のスタッフが遠くから無言で見ていて居心地が悪かった」こんな経験、ありませんか？
もちろん悪気はないのでしょうが…。
入社前の限られた判断材料となる、「自分の目で職場を確認できる機会」にこのような体験をしては、不安になるでしょう。
「雰囲気の悪い会社だな、働きたくないな」と思われてしまっても仕方がありません。
せっかく自社に興味をもってくれた応募者へ悪印象を与えることは避けたいですよね。
面接の前には事業所全体で情報を共有しましょう。
「今日は何時ごろに〇〇さんという方が面接にいらっしゃいますので、明るい雰囲気で元気よく挨拶をお願いします」
こう伝えておくだけで、思わぬ悪印象を与えてしまうのを防ぐことができるでしょう。
より丁寧な対応を心がけるならば、担当スタッフを決めておくと完璧ですね。
面接会場まで導入したり、トイレの場所を案内してくれる専属のアテンドは他社と差がつくでしょう。
いかがでしたか？
見落としていたけど簡単にできそうだな、というものも多かったのではないでしょうか。
「良い人材」を採用するためには、まずは面接に来てもらって、「良い会社」だと思ってもらう必要があります。
そのための努力は、応募者のためであると同時に既存スタッフのためでもあるのです。
ご紹介した方法で、面接に来てもらえる確率を上げてもらえたら、とても嬉しく思います。
それでは、今回はこの辺りで。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
